Чи є у вас івент-план на 2020 рік, містер Фікс?

Я, звичайно, вибачаюсь, але 80% компаній в Україні займаються плануванням своїх заходів десь у грудні, у кращому випадку в листопаді, якщо кінець фінансового року в компанії співпадає з календарним. Але є 10% щасливчиків, які вдаються до планування у жовтні-листопаді, та ще 10% мегазірок, які роблять саме стратегічне планування заходів та формують івент-маркетинг плани десь у серпні — вересні.

Зараз багато компаній, реагуючи на швидкі зміни в бізнесі, вимушені зменшувати терміни на підготовку івентів. Все ж таки, мегазірки-компанії, які завчасно працюють над стратегічним плануванням та думають, як ефективно побудувати свої івент-активності в серпні, отримують не тільки спокійний сон протягом року і високі показники ефективності, а й чималі вигоди та "плюшки". Наприклад:

1. Ефективне планування та використання бюджету. Фіксація та бронювання — мінімізація додаткових витрат. Бронювання та фіксація вартості локацій, ведучих, розважальних колективів за 4-6 місяців допоможе зекономити бюджет, бо в Україні дуже болюча ситуація із залежністю від економічних штормів та політичної ситуації, що впливає на ціноутворення. І коливання вартості трапляються і 20%, і всі 30%.

Подпишитесь на канал DELO.UA

2. Час на створювання якісного та ефективного контенту. Достатній час на пропрацювання концепції, усіх смислових та інформаційних деталей, ключових повідомлень — мінімізація прикрих помилок, які можуть вплинути на кінцевий результат івент-проекту та просто "вбити" вирішення основних задач. Концепція та інформаційна складова чи Event Content Performance, як ми її називаємо в агенції, мають "виспатися", "дозріти" та набути сили та логічності. І для цього їм навіть три місяці буває замало.

3. Можливість прискіпливо обирати підрядників. Плануючи тендери не "на вчора" можна отримати більше якісних пропозіцій та головне рішень від івент-агенцій. Зробити взагалі аналіз підрядників, якихось нових технологій, нових постачальників й мати більше ефективні, якісні та прогресивні рішення.

4. Складні діджитальні чи візуальні рішення потребують часу. "Вау" та ефективні діджітал продукти/інсталяції для івентів, відео не робляться "на колінках" за пару днів/тижнів. На деякі варто закладати час від 4 до 6 місяців. І не тому, що програмери повільні, а тому, що є процеси, які просто неможливо прискорити і завчасне планування допомогає ретельно пропрацювати деталі.

Взагалі, будь-яке планування краще ніж ніякого. Але що ж робити, якщо до планування івент-програми ви дісталися, розпаковуючи новорічні подарунки? Порада перша, починайте планування вже після зимових святкових марафонів.

Ну, а якщо серйозно, то поради дуже прості та корисні:

1. Визначайте проблеми/"болі", які вам треба вирішити саме за допомогою івент-інструментарію, а не цілі ваших заходів. Наприклад, треба визначати не ціль: "Хочемо яскравий івент, якій вразить наших партнерів, і вони будуть нас ще більше любити і більше замовляти продукції", а саме відверто визнати проблему: "Продажі нашим партнерам не такі високі, як ми хочемо, можливо тому, що недостатньо часу менеджери по продажам приділяють уваги "закохуванню" в продукцію, розбудові емоційних відносин з клієнтами" і тому "нам потрібен захід, який не просто вразить їх якоюсь дивовижною їжею, а допоможе саме зблизити ваших менеджерів з клієнтами, занурити у наш продукт яскравою, а не традиційною нудною презентацією".

Тобто я хочу сказати, що планування від проблеми, а не від цілей прискорить пошуки найкращого рішення, що звичайно ще більш актуально, якщо у вас вже немає багато часу на роздуми, і планування ви робите в прискореному режимі.

Читайте также: Топ-5 MICE трендів для компаній, які планують ділові заходи у 2020 році

2. Позначення кінцевого результату, який ви хочете отримати — обов'язково. При цьому результат повинен мати дві складові: кількісну та якісну — емоційну. Наприклад, для маркетингового івенту по презентації нового продукту: кількісна — зростання кількості продажів продукції, емоційна — 90% учасників заходу публікують в Instagram пости та stories зі згадуванням та тегами заходу, бо вони саме хочуть це робити і "вау" як вражені.

3. Сформуйте ключове повідомлення заходу. Так, так саме ту єдину думку, яку ви хочете донести за допомогою івент-інструментарію. Ту думку, з якою учасники чи гості мають залишити ваш захід. Бо саме ключове повідомлення є основою ефективного Event Content Performance — концепції, історії та інформаційної результативності заходу.

4. Організуйте мозковий штурм (brainstorming) — планування з колегами з інших департаментів, або с івент-агенцією. Синергія різних експертних поглядів, незалежні думки та атмосфера творчості може виявити несподівані геніальні рішення та ідеї. В Україні практика спільних мозкових штурмів з івент-партнерами саме на етапі стратегічного планування — не дуже широке явище, чомусь агенції залучають вже на етапі виконання проекту.

Даремно, бо професійні івент-фахівці володіють досвідом та рішеннями, які були успішні в інших сегментах і можуть бути корисними, володіють інформацією щодо всіх іновацій та нових технологій, а також мають свіжий сторонній погляд на ситуацію, що важливо при пошуках неочевидних рішень.

Але важливо взяти до уваги, що на цю зустріч ви маєте вже чітко сформулювати три попередні пункти: проблему, кінцевий результат та ключове повідомлення, щоб направити творчу хвилю в правильний напрямок.

5. Залучайте до процесу планування івент-консультантів, якщо вам бракує часу чи потрібно структурувати ваші думки. Спілкування з експертом допомагає подивитися на проблему і задачі зверху, більш стратегічно, "піднявши" голову з "моря операційних питань".

Якщо подивитися практично, саме дві години таких спілкувань допомагають просто побачити ефективні та необхідні рішення, які раніше просто не бралися до уваги. Я, наприклад, як керівник івент-агенції сам часто звертаюся консультантів, якщо вхожу в "піке" вирішення проблеми.

Читайте также: Какой креатив нужен в e-commerce

6. Для вибору підрядників сформуйте для себе перелік критеріїв "Мій підрядник", які важливі для вас — це ефективність роботи, вражаюче портфоліо, надійний, гарні рекомендації, гнучкість, здорове бюджетування, креативність, емоційна відповідність та інше. Перелік допоможе швидше визначитися з необхідними партнерами.

Не пошкодуйте часу зустрітися з потенційними виконавцями, будь то івент-агенції чи продакшен-компанії, особисто, ще до етапу запрошення в тендер чи до роботи. Вже на першій зустрічі вам стане більш-менш зрозуміло чи впорається з вашими задачами цей підрядник. Чесно кажучи, далі вам це зекономить купу часу та нервів. І краще мати три сильні тендерні пропозиції чим 10 сліпих презентацій, які поза межами ваших очікувань.

7. Враховуйте прогнози економічної, політичної ситуації в нашій країні. Сформуйте насамперед перелік подій, які заплановані в 2020 році в вашій сфері іншими учасниками ринку і які можуть впливати на вашу діяльність та ваші заплановані заходи. Звичайно, ніякий прогноз не захистить від неочікуваних подій, а в нашій країні все можливо, але допоможе в стратегічне планування включити одразу план "Б" та мінімізувати ризики.

Це далеко не весь перелік складових стратегічного планування, але основні — ті, що на 100% мають бути пропрацьовані в незалежності від того, робите ви планування на свій фінансовий наступний рік в серпні чи вже в січні.

Источник